Thông Tin Là Gì? Thuộc Tính, Vai Trò Của Thông Tin Trong Quản Lý?
Trang chủ » Hỏi đáp » Hỏi đáp kiến thức » Thông Tin Là Gì? Thuộc Tính, Vai Trò Của Thông Tin Trong Quản Lý?

Thông Tin Là Gì? Thuộc Tính, Vai Trò Của Thông Tin Trong Quản Lý?

Theo dõi Cổng Thông Tin Thương Hiệu Vùng Miền trên

(Cập nhật: 10/11/2022 | 0:16)

Xã hội luôn biến đổi không ngừng, sự tồn tại của cộng đồng sống trong hệ thống thông tin bao phủ, con người kết nối với nhau qua những tín hiệu thông tin. Mặc dù thông tin là thuật ngữ phổ biến, thông dụng, tuy nhiên người ta lại không thực sự biết đến thông tin là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ viết, con số, kí tự… nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. Nhưng để hiểu sâu về thuộc tính, các dạng thông tin, vai trò cụ thể của nó không hẳn ai cũng biết. Trong bài viết này, Cổng Thông Tin Thương Hiệu Vùng Miền sẽ cung cấp đầy đủ để quý bạn đọc hiểu được định nghĩa về thông tin là gì?

Thông tin là gì?

Về bản chất, thông tin là một đại lượng không thể đo lường hay trực tiếp nhìn thấy, chạm vào. Con người chỉ nhận ra sự tồn tại của thông tin khi tiếp xúc hoặc bằng cách dung nạp chúng. Dẫn đến việc thông tin có nhiều khái niệm và cách giải nghĩa khác nhau.

Thông tin là khái niệm trừu tượng và cũng là đơn vị để diễn tả các thực thể và phi thực thể nhưng định nghĩa thông tin là không thống nhất ngay cả đối với các từ điển. Từ điển Oxford English Dictionary cho rằng thông tin là “điều người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức” còn theo từ điển Bách khoa toàn thư Việt Nam thì thông tin là “một khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, khái quát về các điều hiểu biết, tri thức thu được qua nghiên cứu, khảo sát hoặc trao đổi giữa các đối tượng với nhau”.

thông tin là gì

Nhưng chúng ta cũng có thể hiểu thông tin theo cách đơn giản hơn. Thông tin là những thông báo, trao đổi hay giải thích về một hay nhiều sự vật, hiện tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua âm thanh, chữ số, chữ viết… Với mục đích mang lại một sự hiểu biết nhất định cho người nhận thông tin.

Tuy nhiên, một số khác lại hiểu thông tin theo hướng là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người được hình thành trong quá trình giao tiếp hoặc thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.

Về quy định của pháp luật, theo khái niệm được đưa ra tại Khoản 1 Điều 2 Luật tiếp cận thông tin 2016. Thì thông tin là: tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.

Thuộc tính của thông tin

Thông tin tiềm tàng khắp nơi trong xã hội. Đó là các nguồn thông tin về lao động, đất đai, tài nguyên, môi trường; thông tin về các tổ chức và các hoạt động kinh tế, xã hội; thông tin về khoa học và công nghệ; thông tin về sản xuất, kinh doanh v.v… Nhưng thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được truyền đi, phổ biến và được sử dụng. Có thể nói bản chất của thông tin nằm trong sự giao lưu của nó. Nói cách khác thuộc tính cơ bản của thông tin là giao lưu.

Để phân biệt nội dung thông tin cần truyền đi và cách thức chuyển giao thông tin người ta tách nội dung thông tin ra khỏi hình thức biểu diễn nó. Các hình thức biểu diễn thông tin (các kí hiệu, dấu hiệu, hình ảnh…) là hữu hạn. Nhưng nội dung của thông tin (khái niệm, ý tưởng, sự kiện, tên v.v…) thì vô hạn. Trong trường hợp thông tin có một hình thức biểu diễn, quá trình chuyển giao thông tin chính là quá trình truyền các ký hiệu biểu diễn nó. Những ý tưởng mới sẽ được truyền đi bằng một tổ hợp mới của một số hữu hạn các kí hiệu (chữ cái, chữ số..). Trong đời sống hàng ngày thông tin được biểu diễn bằng ngôn ngữ. Khi đó thông tin được diễn tả bằng cú pháp và ngữ nghĩa của ngôn ngữ mà người ta sử dụng.

Lý thuyết thông tin xác nhận rằng càng nhiều tín hiệu sinh ra từ nguồn tin thì càng có nhiều thông tin được truyền đi. Khi đó thông tin được mô tả bằng sự thống kê và tổ hợp các dấu hiệu phát ra từ nguồn.

Nếu như trước đây các nền kinh tế đều dựa chủ yếu vào các nguồn tài nguyên thiên nhiên, lấy việc khai thác và chế biến các tài nguyên thiên nhiên là nguồn chủ yếu tạo ra các của cải và sự giàu có cho xã hội, thì từ những năm cuối của thế kỷ XX, thông tin đã được xem là một nguồn tài nguyên kinh tế, giống như các tài nguyên khác như vật chất, lao động, tiền vốn…. Bởi vì việc sở hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả kinh tế cho nhiều quá trình vật lý và nhận thức.

Ngày nay các hoạt động liên quan đến xử lý thông tin trong công nghiệp chế tạo cũng như trong việc giải quyết các vấn đề xã hội và con người tăng lên đáng kể. Khác với các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có thể mở rộng phát triển không ngừng và hầu như chỉ bị hạn chế bởi thời gian và khả năng nhận thức của con người.

Khả năng mở rộng này thể hiện ở các thuộc tính sau đây:

– Thông tin lan truyền một cách tự nhiên;

– Khi sử dụng thông tin không bao giờ bị cạn đi, mà trái lại càng trở nên phong phú do được tái tạo và bổ sung thêm các nguồn thông tin mới;

– Thông tin có thể chia sẻ, nhưng không mất đi trong giao dịch.

Thông tin khác dữ liệu ở điểm nào?

Khi tìm hiểu các khái niệm về thông tin là gì ở trên, nhiều người sẽ thấy thông tin khá giống với dữ liệu. Vậy làm sao để phân biệt và chúng khác nhau ở điểm nào?

Dữ liệu chỉ là dữ kiện hoặc số liệu. Chúng là các bit thông tin nhưng chưa phải là thông tin. Khi mà dữ liệu được xử lý, tổng hợp hay giải thích làm cho chúng có ý nghĩa hoặc có ích thì mới được gọi là thông tin. Việc sử dụng các dữ liệu đó như thế nào sẽ xác định chúng có phải là thông tin hay không.

Xem thêm: Mã OTP là gì? Bật mí về OTP trong Kpop?

Tiếp nhận thông tin là gì?

Tiếp nhận thông tin là sự tiếp nhận chủ động hoặc bị động, tập hợp thông tin từ nhiều nguồn. Tiếp nhận thông tin là bước nền tảng đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình xử lý thông tin.

tiếp nhận thông tin

Sau khi tiếp nhận thông tin, chúng ta cần tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề hay từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn. Có thể phân chia thông tin sau khi tiếp nhận thành các loại khác nhau theo: nội dung thông tin truyền đạt; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ).

Vai trò của thông tin

Với khả năng thay thế các nguồn tài nguyên khác, khả năng truyền với tốc độ rất cao và đem lại ưu thế cho người nắm giữ nó, thông tin đã thực sự trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội như nghiên cứu, giáo dục, xuất bản, tiếp thị và cả hoạt động chính trị nữa. Mối quan tâm của xã hội đối với việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin đã mở rộng từ các lĩnh vực truyền thống như thư viện, lưu trữ sang các tổ chức, các cơ quan, các ngành. Bây giờ ở đâu người ta cũng quan tâm đến việc quản lý và khai tác các nguồn tài nguyên thông tin.

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý và cuộc sống hàng ngày. Thông tin giữ vai trò vô cùng quan trọng với mỗi cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp hoặc các cơ sở kinh doanh.

Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong công tác quản lý, thông tin có những vai trò như sau:

Vai trò trong việc ra quyết định

Trong hoạt động của mình thì người quản lý luôn cần thông tin để hoạch định, đưa ra sự thay đổi với tình hình kinh doanh dựa vào những thông tin biến động để có sự điểu chỉnh, thích nghi phù hợp với thực tại hoàn cảnh.

Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản lý. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản lý. Tác động quản trị định kỳ kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau:

  • Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định
  • Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh
  • Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định
  • Lựa chọn các phương án

vai trò của thông tin

Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát

Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:

  • Nhận thức vấn đề
  • Cung cấp dữ liệu
  • Xây dựng các phương án
  • Giải quyết vấn đề
  • Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc
  • Kiểm soát

Vai trò thông tin trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro

Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:

  • Phân tích
  • Dự báo
  • Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro

Vai trò của thông tin trong cuộc sống là gì?

Trong cuộc sống hàng ngày, thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng. Không những thế thông tin còn góp vai trò to lớn với mỗi cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý. Đồng thời qua thông tin nhận được thì nhà quản lý góp phần đẩy nhanh hoạt động điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.

Nhờ có thông tin mà người quản lý doanh nghiệp, tổ chức được trợ giúp hiệu quả, góp phần nắm rõ, thị hiếu, hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Nhất là trong tình trạng thời đại bùng nổ công nghệ hiện đại như nhày nay thì dựa trên Các hệ thống thông tin được chọn lọc qua máy tính.

Cộng với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản ly, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin thì ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động của đời sống.

Từ việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề gần như triệt để. Như vậy có thể nói rằng thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý, thông tin gắn với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn  vị với môi trường bên ngoài.

Đặc biệt với các môi trường doanh nghiệp, nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó mới có các chiến lược để kinh doanh, đánh vào nhu cầu của người tiêu dùng đúng, hiệu quả.

Thông qua thông tin sẽ kết nối gần nhau hơn giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, giữa người dân với các thủ tục hành chính rồi kết nối mọi người từ khắp mọi miền. Với mỗi người dân thì thông tin lại đóng vai trò như một người kết nối, thông tin vừa mang lại những kiến thức, tri thức hiệu quả.

Song cũng có những thông tin phản ánh chưa đúng sự thật nên khi tiếp nhận và theo dõi thông tin mọi người phải có chọn lọc, cảnh giác cũng như cần cẩn thận tránh những trường hợp bị xuyên tạc nội dung, lừa đảo từ những đối tượng xấu.

Các dạng thông tin cơ bản

Tùy vào vai trò và tác dụng của mình mà thông tin được chia thành nhiều dạng khác nhau. Vậy các dạng thông tin là gì? Chủ yếu của thông tin bao gồm: Thông tin khái niệm, thông tin thủ tục, thông tin chính sách, thông tin kích thích, thông tin thực nghiệm, thông tin chỉ thị, thông tin thực tế,…

Thông tin khái niệm

Thông tin khái niệm đến từ các ý tưởng, lý thuyết, khái niệm, giả thuyết và hơn thế nữa. Với thông tin khái niệm, một ý tưởng trừu tượng không phải lúc nào cũng bắt nguồn từ nền tảng khoa học và đúng hơn là sự sáng tạo cơ bản của niềm tin, tư tưởng, triết lý và sở thích. Bạn có thể hình thành hoặc chia sẻ thông tin khái niệm thông qua so sánh và phản ánh, tạo ra những triết lý không thể được chứng minh hoặc nhìn thấy.

Dưới đây là một số ví dụ về thông tin khái niệm:

  • Định luật vạn vật hấp dẫn của Newton
  • Khái niệm biến đổi khí hậu
  • Nghệ thuật khái niệm, trong đó phương pháp sản xuất nó quan trọng hơn thành phẩm

Thông tin thủ tục

Thông tin thủ tục, hoặc kiến ​​thức mệnh lệnh, là phương pháp về cách một người nào đó biết để làm điều gì đó và được sử dụng khi thực hiện một nhiệm vụ. Bạn có thể gọi nó là trí nhớ cơ bắp, vì nó là kiến ​​thức khó giải thích và được lưu giữ sâu trong tâm trí bạn.

Dưới đây là 3 ví dụ về thông tin thủ tục:

  • Đi xe máy: Đi xe máy cần thực hành thể chất để hiểu, bất kể số lượng hoặc loại hướng dẫn được đưa ra
  • Lái xe ô tô: Bạn có thể vượt qua bài kiểm tra lái xe viết hoặc đạt điểm tuyệt đối, mặc dù bạn có ít kiến ​​thức về thông tin quy trình cần thiết để vận hành và lái xe
  • Thắt dây giày: Vì khái niệm này khó giải thích nên trẻ có thể mất vài lần thử để học cách thắt dây giày đầu tiên, ngay cả với các ví dụ trực quan và từ mô tả

Thông tin chính sách

Thông tin chính sách tập trung vào việc ra quyết định và thiết kế, hình thành và lựa chọn các chính sách. Nó bao gồm luật, hướng dẫn, quy định, quy tắc và sự giám sát đối với một tổ chức, nhóm người hoặc địa điểm. Bạn có thể nhận được thông tin chính sách thông qua hình ảnh, sơ đồ, mô tả và các thông điệp bằng hình ảnh, âm thanh hoặc văn bản khác.

Dưới đây là một số ví dụ về thông tin chính sách:

  • Sơ đồ kim tự tháp thực phẩm
  • Bảng tuần hoàn các nguyên tố
  • Sơ đồ tổ chức
  • Sổ tay nhân viên
  • Hiến pháp Hoa Kỳ
  • Các chính sách hạn chế, quy định hoặc tạo điều kiện của chính phủ

các dạng thông tin

Thông tin kích thích

Thông tin kích thích là thông tin tạo ra phản ứng hoặc kích thích giữa một người hoặc một nhóm người. Kích thích khuyến khích nguyên nhân của hoạt động và bạn có thể thu được thông tin kích thích theo nhiều cách khác nhau, như trực tiếp qua quan sát, thông qua truyền miệng hoặc thông qua các kênh truyền thông như tin tức.

Một ví dụ có thể là một người quan sát ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp phi ngôn ngữ của một người nào đó đang đi bộ gần đó. Nếu sự kích thích là tích cực, họ có thể chào và bắt đầu một cuộc trò chuyện hoặc, nếu sự kích thích không tích cực, họ có thể đáp lại bằng cách đi theo hướng khác, bỏ chạy hoặc tạo thêm khoảng cách giữa họ.

Dưới đây là các ví dụ khác về thông tin kích thích:

  • Lễ kỷ niệm ngày chiến thắng sau khi một đội thể thao giành chức vô địch
  • Phản ứng sinh lý phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy đối với tác hại nhận thức được

Thông tin thực nghiệm

Thông tin thực nghiệm có nghĩa là thông tin thu được thông qua các giác quan của con người, quan sát, thử nghiệm và kiểm tra giả thuyết bằng cách thiết lập tài liệu về các mẫu hoặc hành vi. Nó hầu như luôn có cơ sở khoa học và xác minh tính đúng hay sai của một tuyên bố thông qua các yếu tố định tính và định lượng.

Dưới đây là một số ví dụ về thông tin thực nghiệm, bắt nguồn từ khoa học:

  • Điện lực
  • Thuyết nguyên tử
  • Lý thuyết về lực hấp dẫn
  • Lý thuyết động học của vật chất
  • Di truyền và DNA

Thông tin và bằng chứng thực nghiệm đối lập với thông tin và bằng chứng mang tính giai thoại, là kết luận dựa trên các phương pháp thu thập không chính thức, thường là kinh nghiệm và lời khai cá nhân.

Thông tin chỉ thị

Thông tin chỉ thị và mô tả là cung cấp hướng dẫn cho một người hoặc một nhóm người để đạt được một kết quả và kết quả cụ thể. Bạn có thể sử dụng thông tin chỉ thị có hoặc không có chỉ thị các phương tiện để đạt được kết quả mong muốn. Thông tin chỉ thị thường ở dạng lời nói hoặc văn bản và có thể áp dụng cho lãnh đạo tại nơi làm việc, trong quân đội hoặc chính phủ và với các kinh nghiệm hàng ngày, như các vấn đề pháp lý, tính mạng và an toàn.

Dưới đây là một số ví dụ về thông tin chỉ thị và mô tả:

  • Đơn đặt hàng y tế không hồi sức
  • Thủ tục hiến tặng nội tạng
  • Ý chí sống
  • Huấn luyện
  • Phương thức hoạt động trong bất kỳ tổ chức nào
  • Đánh giá hiệu quả công việc
  • Lệnh quân sự
  • Lãnh đạo chỉ đạo

Các phân loại thông tin khác

Một cách khác để phân loại thông tin là thông qua bốn thuộc tính sau:

  • Thông tin thực tế: Thông tin thực tế chỉ đề cập đến các khái niệm trung thực và đã được chứng minh, giống như thực tế khoa học, điểm đóng băng của nước là 32 độ F.
  • Thông tin phân tích: Thông tin phân tích là việc giải thích thông tin thực tế, xác định những gì được ngụ ý hoặc suy luận, giống như bạn có thể làm đá viên bằng cách bảo quản chúng trong tủ đông lạnh dưới 0 độ.
  • Thông tin chủ quan: Thông tin chủ quan là từ một quan điểm, như ý kiến.
  • Thông tin khách quan: Thông tin khách quan là từ một số quan điểm đưa ra tất cả các mặt của một lập luận, chẳng hạn như các bài báo và ấn phẩm trên tạp chí khoa học hoặc y học.

Trên đây, Cổng Thông Tin Thương Hiệu Vùng Miền đã cùng bạn tìm hiểu về thông tin là gì, quá trình tiếp nhận, các dạng thông tin và vai trò của thông tin. Chúng tôi mong gửi đến bạn đọc những kiến thức hữu ích, hấp dẫn qua thông tin từ bài viết.

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ: